Vacature Managementassistent in Utrecht bij S&Z Consultancy

• Utrecht
• Nederland
• ZZP
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 1 mei 2026

Optie op verlenging: met mogelijke opties tot verlenging

Sluitingsdatum: 8 december 2025

Publicatiedatum: 26 november 2025

Functieomschrijving

Als managementassistent breng jij orde en overzicht in een dynamische omgeving. Je ontzorgt het management door agenda’s en processen te bewaken en zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Jouw taken

• Beheren van agenda's, overzichtelijk en zonder dubbele boekingen
• Beheren van mailboxen met scherp oog voor belangrijke zaken
• Zorgen dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken
• Bewaken van deadlines, sturen van reminders en voorkomen van last-minute-paniek
• Regelen van bestellingen zoals bloemen, geschenken en gebak
• Ondersteunen bij HR-taken zoals sollicitaties en een warme onboarding

Jouw profiel

Opleiding en ervaring:

• Afgeronde MBO+ of HBO-opleiding
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025
• Minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht

Vaardigheden en competenties:

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen
• Communicatief sterk: je schakelt helder tussen managers, collega’s en externe contacten
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren

Eisen:

• Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025
• Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht

Wensen:

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams
• Beschrijf wat je verstaat onder de competenties ‘proactief’ en ‘zelfstandig’ en hoe heb je dit in een recente opdracht opgepakt? (Max. 250 woorden)