Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 04-12-2025 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Managementassistent 3x voor 36 uur per week.
Korte beschrijving speelveld Utrecht heeft jou nodig! In deze opdracht van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda's en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.
Opdrachtomschrijving (de taken): Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Je beheert agenda's, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
- Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
- Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
- Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
- Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
- Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.
Jij hebt/bent:
- Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
- Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.
- Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht.
Benodigde vaardigheden/soft skills:
- Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
- Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
- Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
- Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collega's en externe contacten.
- Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
- Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
- Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
- Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
- Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams
- Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht
Wensen:
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent:
- Je hebt aantoonbare werkervaring als management- of directie assistent binnen een overheidsorganisatie:
- Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams
- Beschrijf wat je verstaat onder de competenties ‘proactief' en ‘zelfstandig' en hoe heb je dit in een recente opdracht opgepakt? (Max. 250 woorden)
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569718601-UZP-NL-FPC-261116 - RT192695334