Vacature Senior Secretaresse in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• HBO
• Personeel en organisatie / HRM

Vacature omschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Staf GMT/GS en het team bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning, Public Affairs , Kabinet Burgemeester en het Stedelijke Strategie team. De collega’s van BMA adviseren vanuit bestuurlijk perspectief van het college, de gemeentesecretaris en stedelijk directeuren en directies, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. De komende periode is de veranderopgave om meer integraal, ontwikkelingsgericht, vanuit het geheel en vanuit de opgaven voor de stad te werken en adviseren.

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Als Senior Secretaresse ondersteun je de directeur Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) die ook lid is van het Gemeentelijke Managementteam. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda's en het stellen van prioriteiten, zodat de directeur zich kan focussen op strategische taken. Je zorgt ervoor dat belangrijke afspraken, zowel structureel als ad hoc, efficiënt worden ingepland en hebt een vooruitziende blik om alles soepel en georganiseerd te houden.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Actief complex agendabeheer en beantwoording van mail correspondentie met betrekking tot het maken van afspraken;
• Zorgen voor de tijdige aanwezigheid van alle digitale stukken ten behoeve van uiteenlopende overlegvormen en besprekingen;
• Samenstellen van digitale vergadermappen en regelen van de follow-up van overleggen;
• Het bewaken van de voortgang van afhandeling van de door de directeur gedane toezeggingen en het indien nodig bewaken en rappelleren van gestelde termijnen en afspraken;
• Signaleren van onregelmatigheden in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen;
• Vervanging van collega ondersteuners bij afwezigheid in het team ondersteuning bestuur en ambtelijke leiding.

Ben jij de gestructureerde en vooruitdenkende professional die wij zoeken? Solliciteer dan nu en maak deel uit van een team dat werkt aan de ontwikkeling van de stad Amsterdam. Bij ons krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen en bij te dragen aan belangrijke processen binnen de gemeente.

• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner binnen een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of nonprofitorganisatie;
• Je hebt ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Je hebt goede kennis van Microsoft 365 en werkt vlot met (nieuwe) digitale systemen;
• Je hebt ervaring met het beheren van een complexe agenda en mailbox van een directeur (pré);
• Je werkt proactief en strategisch om processen soepel te laten verlopen (pré);
• Je zorgt voor een tijdige en volledige voorbereiding van overleggen (pré).

Aan competenties breng je mee:

• Plannen
• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Flexibel gedrag
• Stressbestendig

• Een fulltime baan van 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3359,- en maximaal €4811,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl