Vacature Secretaresse dagelijks bestuur (32 uur) in Houten

• Houten
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Je ondersteunt de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur van een hoogheemraadschap in omgeving Utrecht met verschillende secretariële taken, zoals agendabeheer en het organiseren en voorbereiden van bestuurlijke overleggen.

Omschrijving van de opdrachtgever:
De 750 medewerkers van dit hoogheemraadschap werken elke dag samen met bewoners, boeren, ondernemers en andere overheden aan een leefbare omgeving met veilige dijken en voldoende en schoon water voor ruim 750.000 inwoners. Zowel de medewerkers als bestuurders van deze organisatie zijn toegankelijk en betrokken. De sfeer is informeel en zowel feedback als waardering wordt met elkaar gedeeld.

Je bent onderdeel van het team Bestuursondersteuning en werkt samen met 4 gedreven secretaresses.

Wat ga je doen:

• Je beheert samen met je directe collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen.
• Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor en zorgt samen met collega’s voor een goede voorbereiding van de agenda’s.
• Je denkt actief mee over hoe alles geregeld moet worden in de meest brede zin van het woord.
• Je hebt dagelijks veel contact met collega’s en belangrijke externe partijen en weet alle informatie goed te filteren.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en geeft bezoekers een professioneel en warm ontvangst.
• Je beoordeelt inkomende post op urgentie, voegt benodigde informatie toe en handelt correspondentie af.
• Je maakt de agenda van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van een van de hoogheemraden en notuleert tijdens dit overleg.

Wij vragen:

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding afgerond.
• Je hebt ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse.
• Je bent proactief en nauwkeurig.
• Je hebt ervaring met het opbouwen en onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie.
• Je hebt ervaring met het behouden van overzicht en het scherpstellen van prioriteiten.

Standplaats:
Omgeving Utrecht

Wij bieden:
De functie is per maandag 22 september beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 6 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór donderdag 18 september 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25469. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.