Vacature Officemanager met secretariële taken in Utrecht

• Utrecht
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Bij de opdrachtgever werken 60 leuke collega’s op een prachtige werkplek in Utrecht. De organisatie is werkgever van ruim 3.500 artsen in opleiding (aios), financiert 12 medische vervolgopleidingen en werkt strategisch samen met partners in de zorg en het onderwijs. Samen wordt gezorgd voor nieuwe generaties goed opgeleide zorgprofessionals. Door ondersteunende taken over te nemen, krijgen aios, opleiders en opleidingsinstituten de ruimte om zich volledig te richten op de opleiding. Op deze manier wordt een waardevolle bijdrage geleverd aan de kwaliteit van zorg in Nederland.

Als officemanager met secretariële taken creëer je, samen met twee collega’s, een efficiënt en gastvrij secretariaat. Jij bent de onmisbare schakel binnen het bestuurssecretariaat en de organisatie.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee bestuurssecretaresses. De bestuurssecretaris wordt jouw leidinggevende. Jij ondersteunt het team bij uiteenlopende administratieve, secretariële en facilitaire werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van het plannen van vergaderingen en het beheren van voorraden, tot het ontvangen van bezoekers en het regelen van bloemen. Dankzij jouw oog voor detail en organisatorische talent kunnen jouw collega’s zich volledig richten op hun kerntaken.

Kerntaken

1. Officemanagement:

• Ontvangen van bezoekers;
• Telefonisch aanspreekpunt; je verstrekt informatie of verbindt door naar de juiste collega;
• Onderhouden van contact met externe partijen zoals leveranciers en de schoonmaakorganisatie;
• Bewaken van contractuele afspraken met leveranciers (zoals plantverzorging of catering);
• Beheren van kantoorvoorraden;
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en boodschappen;
• Verzorgen van attenties zoals bloemen (bijvoorbeeld bij de in- en uitdiensttreding van een collega).

2. Secretariële en administratieve ondersteuning

• Ondersteunen van de bestuurssecretaris en bestuurssecretaresses bij het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Beheren van agenda’s en inplannen van afspraken voor het team;
• Gezamenlijk beheren van de mailbox van het bestuurssecretariaat;
• Bijhouden en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Controleren en verwerken van facturen;
• Actueel houden van de evenementenkalender;
• Beheren van het archief;
• Vergadering van het ketenoverleg voorbereiden en notuleren (1x per maand);
• Inplannen van overleggen;
• Gereedmaken van vergaderruimtes (denk aan koffie/thee, waterkannen, vergaderstukken).

• MBO+ werk- en denkniveau;
• 20 uur per week beschikbaar (verdeeld over 3 of 4 dagen);
• Aantal jaren relevante ervaring, opgedaan in een soortgelijke functie;
• Ruime ervaring met MS Office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Je bent enthousiast en proactief. Je houdt goed overzicht en komt afspraken na. Je bent een loyale teamspeler.
   

• Veelzijdige en dynamische functie met veel contact met collega’s en externe partijen;
• Werken met een grote mate van zelfstandigheid in een professioneel team op een fijne werkplek;
• Werken in een organisatie die maatschappelijk van belang is;
• Naast hard werken is er ook tijd voor ontspanning, zoals een kantoorborrel, kerstdiner en een jaarlijks uitje. Iedere dinsdag kun je meedoen met een pilates les!;
• SBOH is uitstekend bereikbaar per OV en eigen vervoer.

Stuur een mail met je cv (en motivatie) naar kirsten@go-office.nl of solliciteer via onderstaand sollicitatieformulier!

Bekijk HIER de andere vacatures van Go:Office Recruitment.

Voor meer info over deze vacature neem je contact op met Kirsten Fries via +31 6 373 84 393