Vacature Managementassistent in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Amsterdam Nieuw-West is een van de zeven stadsdelen van Amsterdam. Stadsdeel Nieuw-West is met 170.000 inwoners het grootste stadsdeel van Amsterdam. De aanwezigheid van ruim 160 nationaliteiten karakteriseert de rijke verscheidenheid van onze inwoners. Werken voor Nieuw-West betekent werken in een organisatie waarin iedereen de kans krijgt zijn/haar/hun eigenheid, creativiteit en verantwoordelijkheidsgevoel tot zijn recht te laten komen.

Het stadsdeel is volop in ontwikkeling en heeft een grote, meerjarige opgave om de levensomstandigheden van bewoners te verbeteren. De gemeente Amsterdam levert een belangrijke bijdrage aan het Nationaal Programma Samen Nieuw-West. Jongeren uit Nieuw-West groeien vaker op in een omgeving met armoede, criminaliteit, discriminatie en kansenongelijkheid dan jongeren uit de rest van Amsterdam. Een alliantie van overheden, maatschappelijke organisaties, bewoners en ondernemers werkt voor ruim 20 jaar samen aan het oplossen van deze problemen. Zodat iedereen in Nieuw-West fijn kan wonen en leven met gelijke kansen, nu en in de toekomst.

Je werkt in een team waar de overall leiding in handen is van een programmamanager en er veel expertise aanwezig is op de drie lijnen:

1. Inkoop: identificeren van contracten/tenders voor lokale bedrijven in Nieuw-West.
2. Coöperatieven: opzetten van nieuwe democratische bedrijven die werkgelegenheid en welvaart creëren voor bewoners.
3. Ondersteunende infrastructuur: ontwikkelen van diensten en financieringsstructuren voor de ondersteuning en groei van CWB. Elk spoor heeft een compact team met een projectleider.

We zoeken een energieke en praktische doener die ons programmateam Community Wealth Building (CWB) komt ondersteunen bij de dagelijkse organisatorische werkzaamheden. CWB is onderdeel van het Nationaal Programma Samen Nieuw-West en richt zich op het versterken van een eerlijke en toekomstbestendige lokale economie in Amsterdam Nieuw-West. We werken intensief samen met diverse gemeentelijke teams en programma’s, maar vooral met partners die diep geworteld zijn in het stadsdeel, zoals scholen, ziekenhuizen en woningcorporaties.

In deze rol zorg je ervoor dat het team soepel kan functioneren. Je beheert de agenda van de programmamanager, organiseert teamvergaderingen en werksessies, stelt termijnagenda’s op, houdt acties bij en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken. Je werkt hierbij nauw samen met de programmasecretaris en andere teamleden. Ook ondersteun je bij het plannen van afspraken voor projectleiders, het versturen van uitnodigingen en het opstellen van vergaderstukken. Tijdens vergaderingen kun je gevraagd worden te notuleren of de voorbereiding op je te nemen.

Daarnaast lever je ondersteuning bij het organiseren van trainingen, werkbezoeken en andere teamactiviteiten. Je houdt databases met contactpersonen en experts bij, helpt bij het afhandelen van offertes, het verzamelen van prestatieverklaringen en het aanleveren van stukken voor bestuurlijke overleggen. Ook denk je mee over de planning & control-cyclus en coördineer je gesprekken tussen de programmamanager en teamleden over functioneren en ontwikkeling.

Je bent een aanpakker die snel schakelt, overzicht houdt en energie haalt uit het ondersteunen van een maatschappelijk betrokken team. Flexibiliteit is belangrijk, want niet al het werk vindt plaats tussen 9 en 17 uur. Vanwege de internationale samenstelling van het team is het nodig dat je je zowel in het Nederlands als in het Engels goed kunt uitdrukken. Bekendheid met Nieuw-West en ervaring binnen een gemeentelijke organisatie zijn een pre.

• Je beschikt over minimaal hbo-werk- en -denkniveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een rol als managementassistent, programmaondersteuner of vergelijkbaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie, bij voorkeur bij de gemeente Amsterdam;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en beschikt over goede uitdrukkingsvaardigheden in het Engels;
• Je hebt ruime ervaring met het werken in Outlook, Word, Teams, PowerPoint en Excel;
• Ervaring met iBabs is een pré;
• Bij voorkeur heb je binding met stadsdeel Nieuw-West, blijkend uit je cv of motivatie.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Je plant en organiseert je werk zorgvuldig.
• Je werkt graag samen en stemt goed af met collega’s.
• Je toont initiatief en denkt actief mee.
• Je hebt oog voor detail en werkt nauwkeurig.

• Een parttime baan van 24 tot 28 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3426,- tot maximaal € 4908,-bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl