Vacature Management ondersteuner in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Facilitair Bureau

Het Facilitair Bureau levert facilitaire ondersteuning en advies aan de hele gemeentelijke organisatie. In de praktijk betekent dit de facilitaire dienstverlening en beheer en onderhoud in bijna alle panden van de gemeente waar medewerkers werkzaam zijn. Het Facilitair Bureau zorgt voor een omgeving waar medewerkers van de gemeente effectief en efficiënt kunnen werken en waar bezoekers zich welkom voelen.

Gastvrijheid vormt de basis van onze dienstverlening. Het Facilitair Bureau wil alle gebruikers en bezoekers van de panden het gevoel geven welkom te zijn. Medewerkers van de gemeente kunnen erop vertrouwen dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren en zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden.

De afdeling

De Staf is een afdeling van circa 20 fte en heeft twee taken: afdelingsoverstijgende advisering en managementondersteuning. De Staf ziet toe op de kwaliteit van de voorbereide besluiten voor de directie, het gemeentelijk managementteam (GMT) en het bestuur. De afdeling begeleidt en bewaakt de diverse besluitvormingsprocessen, en adviseert over bijvoorbeeld organisatiebrede ontwikkeltrajecten van het Facilitair Bureau (FB), het strategisch meerjarenplan, positionering van FB binnen het cluster Interne Dienstverlening en binnen de gemeente, eigenaarsvraagstukken, loopbaan-/ talentontwikkeling, diversiteitsbeleid, integriteitsbeleid, afdelingsoverstijgende opleiding- en kennisontwikkeling. De Staf geeft handen en voeten aan datagestuurd werken door het verzamelen, delen en visualiseren van cijfers en doelen uit de organisatie FB in de breedte.

Werklocatie: Weesperstraat, 430, 1018DN, AMSTERDAM

Als Management ondersteuner bij het Facilitair Bureau ben jij de onmisbare schakel in de ondersteuning van onze directie en het management. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van agenda tot administratie en van overleg tot organisatie. Je hebt een centrale rol waarbij je de communicatie tussen management, collega's en externe partijen soepel laat verlopen.

Een gemiddelde werkdag bestaat uit het organiseren en uitvoeren van uiteenlopende secretariële en administratieve taken voor één of meerdere MT-leden. Je beheert agenda’s, plant vergaderingen, bereid deze inhoudelijk voor, en zorgt dat alle benodigde stukken compleet en tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie en ondersteun je bij het bijhouden van diverse administraties.

Ben jij klaar om je organisatietalent en proactieve houding in te zetten binnen deze veelzijdige functie? Solliciteer dan nu en word onderdeel van ons enthousiaste team bij het Facilitair Bureau.

• Je hebt 5 jaar werkervaring als managementassistent(e);
• Je hebt ervaring in de ondersteuning van afdelingsmanagers en/of directeuren;
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Teams en Outlook;
• Je hebt ervaring binnen de gemeente Amsterdam of een vergelijkbare overheidsinstelling (pré).

Aan competenties breng je mee:

• Plannen
• Omgevingsbewust
• Stressbestendigheid
• Verantwoordelijkheid

• Een parttime/fulltime baan van 28 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3.113,- en maximaal €4.383,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl