Vacature Administratief Medewerker Steunpunt in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

In de periode 2004 tot en met 2019 heeft het Kinderopvang Toeslagaffaire zich voltrokken. Tienduizenden Nederlanders zijn in die periode geconfronteerd met onterechte beschuldigingen van fraude en hoge terugvorderingen van uitgekeerde toeslagen kinderopvang. Vele ouders hebben jaren tevergeefs gestreden om hun onschuld te bewijzen.

Met als gevolg hoge schulden en verwoeste levens door onder andere stress en armoede. In 2022 is de Wet hersteloperatie toeslagen ingegaan. Onderdeel van deze wet is de brede ondersteuning die gemeentes geven aan gedupeerden van de toeslagenaffaire, waarbij gemeenten ondersteuning bieden op alle leefdomeinen en doen wat noodzakelijk is om gedupeerde ouders en kinderen hun leven weer op de rit te krijgen en zo bij te dragen aan hun herstel. De gemeente Amsterdam heeft een programma opgericht dat deze herstelaanpak uitvoert en verder ontwikkelt. Binnen de herstelaanpak werken verschillende afdelingen en meerdere uitvoeringsorganisaties samen. Dit zijn onder andere de Buurtteams, Ouder- en Kindteams, Team Kindregeling, het Doorbraakteam, steungroepen van en voor gedupeerde ouders en kinderen. Het opdrachtgeverschap van deze integrale aanpak ligt bij de directie Inkomen van de gemeente. De functie van administratief medewerker steunpunt GGP, is onderdeel van het programmateam dat verantwoordelijk is voor de herstelaanpak in Amsterdam.

In het programma Hersteloperatie Toeslagenaffaire richten wij ons op een effectieve en efficiënte dienstverlening, samen met de vele partners in stad zoals Buurtteams, voor een goede uitvoering van de gemeentelijke bijdrage in de hersteloperatie Kinderopvang Toeslagaffaire.  In deze dynamische omgeving is geen dag hetzelfde en kun je met je inzet het verschil maken.

In de functie van administratief medewerker steunpunt draag je bij aan het administratief en financieel beheren van de brede ondersteuning voor gedupeerd gemeente personeel. Je verwerkt aanmeldingen ingeval van gedupeerd gemeentelijk personeel. Ook ben je handig met het bijhouden van Excel (registratie ten behoeve van de kwartaalrapportage) over de voortgang van de projecten. Je zorgt ervoor dat gegevens tijdig en correct worden verwerkt in online systemen en hebt een scherp oog voor administratie en cijfers. Ook het opstellen van een jaarplanning.

In deze rol werk je nauw samen met zowel interne als externe partijen. Je overlegt, vraagt de benodigde documenten op, controleert aanvragen en beheert deze zorgvuldig. Met jouw gestructureerde en nauwkeurige werkwijze draag je bij aan een soepel verlopend proces. Daarnaast ervaren verschillende teamleden pieken in het werk.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag 

• Agendabeheer, het maken van afspraken, het organiseren van zowel grote als kleine bijeenkomsten
• Signaleer onregelmatigheden, los je deze op en voer je controles uit op de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens, inclusief rapportages over bevindingen.
• Stel (periodieke) overzichten en rapportages op, analyseer afwijkingen en trends, geef toelichting en adviseer bij de samenstelling van rapportages.
• Zorg voor de tijdige verwerking van gegevens in het administratiesysteem en geef aanwijzingen voor de aanlevering en verwerking van gegevens.
• Voer bewerkingen uit waarbij je informatie uit verschillende administraties samenvoegt
• Voor het project organiseer je bijeenkomsten en tref je de voorbereidingen voor een signaalsessie, je notuleert deze, bewaakt de actiepunten en regel je allerlei praktische zaken.
• Voor de projectleider zorg je ervoor dat hun dagen zo vlekkeloos mogelijk verlopen;
• Je bent enthousiast en laat je niet snel uit het veld slaan. Verder ben je in staat om op heldere en correcte wijze te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk;
• Geef mondelinge en schriftelijke informatie en fungeer als aanspreekpunt voor interne en externe partijen, daarnaast verricht je aanvullende werkzaamheden voor diverse processen.

• Je hebt minimaal 3 jaar administratieve ervaring.
• Bij voorkeur heb je ervaring met het werken in programma’s en projecten en weet je wat dit van je vraagt in je rol.
• Je bent echt een teamspeler en het inspelen op veranderingen en hectiek gaan je goed af.
• In je motivatie kun je minimaal 3 voorbeelden geven van situaties waarin je bij hebt gedragen aan overzicht en je administratieve kwaliteiten hebt aangetoond.
• Je bent in staat om de soms heftige verhalen en gebeurtenissen die je hoort van gedupeerden, een plaats te geven.

Aan competenties breng je mee: 

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

• Een parttime baan van 24 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3113,- en maximaal € 4383,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Je bouwt direct pensioen op;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@olympia.nl